Esta guía te ayuda a entender qué puede hacer cada perfil de usuario en Kaelia para asignar accesos de forma segura y acorde al rol de cada colaborador.

Los perfiles están ordenados de menor a mayor nivel de control: Autoservicio, Visor, Supervisor, Editor de Personal y Administrador.

Objetivo

Brindar una guía clara, detallada y estructurada que explique cada tipo de permiso disponible en la plataforma Kaelia, con el fin de facilitar la correcta asignación de accesos según el rol operativo, administrativo o jerárquico de cada colaborador. Este documento es útil tanto para administradores de la plataforma como para líderes o supervisores que requieran comprender qué capacidades tiene cada nivel de acceso.

Alcance y conceptos clave

¿Qué es un perfil de usuario en Kaelia?

Un perfil de usuario define qué información puede ver una persona dentro de Kaelia y qué acciones puede realizar. Elegir el perfil correcto ayuda a mantener el control, evitar errores y proteger información sensible.

Regla general de seguridad

Asigna siempre el perfil con el menor nivel de acceso que permita al colaborador hacer su trabajo.

Importante: El alcance de algunos perfiles (por ejemplo, qué colaboradores puede ver o gestionar) depende de a quién tenga asignado el usuario (equipo, área, sucursal, departamento, etc.).

Perfiles y permisos (de menor a mayor)

1) Perfil de Autoservicio

Es el perfil más básico en Kaelia, pensado exclusivamente para que el colaborador gestione su propia información laboral. No tiene funciones de gestión sobre terceros ni de administración avanzada.

Funciones:

• Permisos y Justificaciones: solicitar ausencias, retardos o permisos especiales (requieren aprobación del supervisor).
• Checador (entradas y salidas): registrar su hora de entrada y salida directamente desde la app.
• Vacaciones: consultar saldo y solicitar vacaciones.
• Próximos cumpleaños: ver cumpleaños de compañeros registrados en Kaelia.
• Recibos de nómina: acceso a sus comprobantes de pago.
• Días festivos: visualizar las fechas oficiales de descanso definidas por la organización.
• Turnos / Horarios: consultar horarios asignados, horas a trabajar, tiempos pendientes o retardos acumulados.
• Comentarios: enviar dudas, sugerencias o reportar problemas sobre la página.
• Mis datos: ver y editar su información personal registrada en el sistema.
• Configuración general: ajustar tema (claro/oscuro) y otros aspectos del autoservicio.

Limitaciones:

• No puede acceder a información de otros colaboradores.
• No tiene permisos para editar datos de terceros ni autorizar solicitudes.
• No puede modificar estructuras, horarios o configuraciones globales.

Ejemplo práctico:
Un colaborador que olvidó registrar su salida puede ingresar una justificación desde su autoservicio, que quedará pendiente para aprobación de su supervisor.

2) Perfil de Visor

El perfil de Visor es un acceso diseñado para usuarios que requieren consultar información de más de un colaborador, pero que no necesitan realizar gestiones, aprobaciones o modificaciones. Suele asignarse a mandos medios, áreas de apoyo o personal administrativo que necesita revisar datos de asistencia, horarios o reportes sin intervenir en ellos.

Funciones:

• Visualizar registros de asistencia y checadas de sus colaboradores liderados.
• Consultar saldos de vacaciones de su equipo inmediato.
• Revisar incidencias, retardos o faltas del personal que le ha sido asignado.
• Acceso a reportes básicos sobre tiempos trabajados y pendientes.

Limitaciones:

• Solo puede visualizar al personal que tiene a su cargo, no a toda la organización.
• No puede autorizar ni rechazar solicitudes.
• No puede levantar incidencias.
• No puede editar información personal ni laboral.
• No tiene acceso a configuraciones generales de la plataforma.

Ejemplo práctico:
Un jefe de área con perfil de Visor puede revisar qué colaboradores de su equipo llegaron tarde en la semana, pero no puede justificar sus checadas ni aprobar solicitudes de vacaciones.

3) Perfil de Supervisor

El perfil de Supervisor representa el siguiente nivel de acceso después del Visor. Está diseñado para líderes directos de equipos, jefes de área o encargados operativos que necesitan gestionar activamente al personal a su cargo. A diferencia del Visor, el Supervisor no solo consulta la información, sino que también puede intervenir y realizar acciones sobre ella.

Funciones:

• Visualizar registros de asistencia y checadas de los colaboradores a su cargo.
• Justificar checadas u omisiones cuando un colaborador no registró su entrada o salida.
• Ingresar incidencias o justificar días completos (por ejemplo, enfermedad o permisos especiales).
• Aprobar o rechazar solicitudes de vacaciones, permisos o incidencias (cuando es jefe directo o forma parte de la gestión).
• Acceder a reportes de asistencia y cumplimiento para su equipo inmediato.

Limitaciones:

• Su alcance se limita a los colaboradores que tiene asignados en su equipo o departamento.
• No puede modificar la información del colaborador (perfil, datos personales, contrato, etc.).
• No puede realizar configuraciones globales de la plataforma.

Ejemplo práctico:
Un supervisor de sucursal detecta que un colaborador olvidó registrar su salida. Desde su perfil puede ingresar la justificación correspondiente para evitar que se muestre como una falta. Además, si otro colaborador solicita vacaciones, el supervisor puede aprobarlas directamente desde la app.

4) Perfil de Editor de Personal

El perfil de Editor de Personal está diseñado para usuarios que requieren un nivel de acceso mayor al del Supervisor, pues además de visualizar y gestionar asistencias, también pueden modificar información administrativa del personal asignado. Generalmente se asigna a áreas de Recursos Humanos, jefes de administración o coordinadores regionales que necesitan mantener actualizados los datos de los colaboradores.

Funciones:

• Visualizar registros de asistencia y checadas de colaboradores que tenga a su cargo (por ser líder directo o por asignación como supervisor de un departamento, sucursal o centro de costos).
• Justificar checadas u omisiones y aprobar/rechazar solicitudes.
• Ingresar incidencias o justificar días completos para los colaboradores.
• Editar fichas de colaboradores: modificar datos como puesto, departamento, sucursal, centro de costos, tipo de contrato, entre otros.
• Asignar supervisores, ubicaciones y departamentos a los colaboradores.
• Acceder a reportes de asistencia y desempeño del equipo o de las áreas asignadas.

Limitaciones:

• No puede realizar configuraciones globales del sistema.
• Su alcance está limitado a los colaboradores o áreas que le sean asignadas.

5) Perfil de Administrador

El perfil de Administrador es el de mayor nivel de acceso. En la tabla comparativa incluida en este artículo, se muestra como el único perfil con acceso a configuración global del sistema y a asignar permisos a otros.

Tabla comparativa de permisos en Kaelia

Usa esta tabla como referencia rápida para comparar capacidades entre perfiles.

Recomendaciones para elegir el perfil correcto

• Si el usuario solo necesita gestionar su propia asistencia, asigna Autoservicio.
• Si necesita consultar información del equipo, pero sin intervenir, asigna Visor.
• Si necesita aprobar, justificar o gestionar incidencias, asigna Supervisor.
• Si además debe editar datos administrativos y asignaciones de colaboradores, asigna Editor de Personal.
• Si requiere configuración global o asignar permisos, asigna Administrador.

Preguntas frecuentes

¿Qué perfil necesito si solo debo consultar reportes?

Generalmente, el perfil Visor es adecuado cuando necesitas revisar información y reportes básicos sin hacer cambios ni aprobaciones (siempre considerando el alcance del personal asignado).

¿Cuál es la diferencia entre Visor y Supervisor?

El Visor solo consulta información. El Supervisor además puede justificar checadas, ingresar incidencias y aprobar o rechazar solicitudes (según corresponda).

¿Quién puede asignar o cambiar perfiles?

De acuerdo con la tabla comparativa de este artículo, el perfil Administrador es el que puede asignar permisos a otros.

Conclusión

La correcta asignación de permisos en Kaelia es clave para garantizar que cada colaborador tenga acceso únicamente a la información y funciones que necesita según su rol. Gracias a la estructura jerárquica de perfiles —Autoservicio, Visor, Supervisor, Editor de Personal y Administrador— se logra un equilibrio entre autogestión del colaborador, supervisión efectiva de los líderes y control administrativo seguro.

Asignar los permisos adecuados no solo evita errores o accesos indebidos, sino que también optimiza los procesos internos: el colaborador gestiona sus solicitudes desde el autoservicio, el supervisor valida incidencias en tiempo real, el editor de personal mantiene actualizada la información de su área, y el administrador asegura la configuración global del sistema.