Kaelia

Gestión Básica

Introducción

La Gestión Básica permite crear flujos de autorización simples para las solicitudes dentro de Kaelia. Aquí defines quién autoriza, quién solo puede ver y quién recibe las solicitudes sin notificación, además de cuántos autorizadores se requieren para aprobar o escalar la solicitud al siguiente nivel.

¿Dónde se configura?

Dentro de Kaelia, dirígete al menú Personal > Gestiones. Ahí podrás crear o editar una gestión básica.

Pantalla de configuración

Así se ve la pantalla de Autorización de asistencias que vas a configurar:

Elementos del flujo

Dentro de cada nivel de autorización puedes asignar los siguientes elementos:

Autorizadores

Son los usuarios encargados de aceptar o rechazar las solicitudes. Reciben la notificación y tienen poder de decisión.

Visores

Únicamente pueden ver las solicitudes. No pueden aceptar ni denegar, solo tienen acceso de consulta.

Silenciosos

No reciben notificaciones de las solicitudes, pero sí pueden aceptarlas o denegarlas desde la sección Solicitudes.

No. de autorizaciones

Define cuántos autorizadores se necesitan para que la solicitud sea aceptada o pase al siguiente nivel.

Ejemplo práctico:

• Si tienes 2 autorizadores y el No. de autorizaciones está en 1, basta con que uno apruebe para que la solicitud avance.
• Si tienes 2 autorizadores y el No. de autorizaciones está en 2, los dos tienen que aprobar para que avance.

Niveles de autorización

Los niveles se configuran de forma escalonada (Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, etc.). Cada nivel puede tener sus propios autorizadores, visores y silenciosos.

Una solicitud avanza al siguiente nivel únicamente cuando se cumple el número de autorizaciones configurado en el nivel actual.

Botones para gestionar niveles:

• Botón "+" (morado): agrega un nuevo nivel de autorización (Nivel 2, Nivel 3, etc.).
• Botón "x" (morado): elimina el nivel seleccionado.

Opciones adicionales

El líder no forma parte del flujo

Este interruptor define si el líder participa o no dentro del flujo de autorización:

• Desactivado: el líder sí forma parte del flujo de autorización (default).
• Activado: el líder no forma parte del flujo.

No vence la solicitud

Este interruptor controla si la solicitud tiene tiempo límite:

• Desactivado: la solicitud sí tiene vencimiento. Podrás capturar el tiempo de vencimiento.
• Activado: la solicitud no vence.

Cómo configurar una Gestión Básica

Sigue estos pasos para configurar tu flujo de autorización:

1. Configura los interruptores superiores

• Activa o desactiva El líder no forma parte del flujo según tu necesidad.
• Activa o desactiva No vence la solicitud. Si queda desactivado, captura el tiempo de vencimiento.

2. Configura el Nivel 1

• Selecciona los Autorizadores que tendrán poder de aceptar o rechazar.
• Selecciona los Visores (si aplica).
• Selecciona los Silenciosos (si aplica).
• Define el No. de autorizaciones necesarias.

3. Agrega niveles adicionales (opcional)

Si necesitas más etapas de aprobación, da clic en el botón "+" morado para agregar un Nivel 2, Nivel 3, y así sucesivamente. Repite la configuración de autorizadores, visores y silenciosos para cada nivel.

4. Guarda los cambios

Al finalizar, da clic en el botón Guardar que se encuentra al final de la pantalla para aplicar la configuración.

Conclusión

La Gestión Básica te permite crear flujos de autorización simples pero funcionales, asignando roles claros (autorizador, visor, silencioso) y definiendo los niveles de aprobación que se ajusten a la operación de tu empresa. Con esta configuración puedes asegurar que las solicitudes sigan el camino correcto, sin casos especiales y con el control que necesitas sobre tiempos y participantes.

Contacto de soporte

Si tienes alguna duda o deseas apoyo, escríbenos a: soporte@kaelia.mx