Este procedimiento te ayuda a cambiar el número de empleado de un colaborador en Kaelia sin perder la visualización de sus entradas y salidas en el reloj checador.

Durante todo este proceso es necesario que si tus colaboradores checan a través de un biométrico físico (reloj checador) el mismo se encuentre conectado a la red eléctrica y a internet, ya que si se realiza este cambio de numero de empleado sin estar conectado el reloj checador los cambios no se reflejaran correctamente y podria ocasionar que las checadas del colaborador no se muestren en Kaelia.

Antes de empezar

Roles y permisos necesarios

• Administrador, o
• Editor de personal

Información que necesitas

• Número de empleado actual
• Nuevo número de empleado
• Fecha en la que se hará el cambio

Importante: En Kaelia el botón aparece como Borrar, pero este paso funciona como una inactivación: el colaborador no se elimina definitivamente, se mueve a un apartado de personal inactivo (“borrados”) y podrás reactivarlo. Al borrarlo/inactivarlo, el colaborador desaparece del listado de activos y también se borrará su foto del checador con el número anterior.

Paso 1: Inactivar (Borrar) al colaborador con el número anterior

1) Abrir el módulo de Personal

1. Inicia sesión en Kaelia.
2. Entra a PERSONAL.

2) Filtrar y seleccionar al colaborador

1. Dentro de PERSONAL, abre el filtro (ícono de filtro).
2. En Seleccionar personal, busca al colaborador por nombre.
3. Da clic en Aceptar para aplicar el filtro.

Tip: Filtrar primero te ayuda a evitar inactivar a la persona equivocada cuando tienes muchos colaboradores en el listado.

3) Ejecutar “Borrar” (inactivar) y capturar la baja

1. Ubica al colaborador ya filtrado; al final de su nombre verás el ícono de una X (acción de Borrar).

2. Da clic en el ícono de X para abrir la ventana de Borrar.

3. Completa los campos solicitados:

• Fecha de baja: coloca la fecha en la que estás realizando el cambio de número de empleado.
• Tipo de baja: selecciona Otro.

• Comentarios: escribe Otro (o una referencia interna, si tu operación lo requiere).

4. Presiona Borrar.

Paso 2: Reactivar al colaborador desde “Mostrar solo borrados”

1) Activar el filtro “Mostrar solo borrados”

1. Ve a PERSONAL (listado).
2. Abre el filtro de Personal.
3. Marca la casilla Mostrar solo borrados.

2) Seleccionar al colaborador y reactivarlo

1. Da clic en Seleccionar personal.
2. Busca al colaborador por nombre o número de empleado.
3. Da clic en Aceptar.

4. En el mismo renglón del colaborador, selecciona el ícono de la palomita (reactivar).

5. Confirma la reactivación cuando el sistema lo solicite.

6. Valida el mensaje de confirmación de que el registro fue reactivado.

Paso 3: Actualizar el número de empleado en Datos personales

1) Editar el campo ID único / Número de empleado

1. Después de reactivar, Kaelia abrirá la pantalla de edición del colaborador.
2. En el apartado PERSONALES, actualiza el campo ID único con el nuevo número de empleado.
3. Guarda los cambios para que se envíe nuevamente su foto y el nuevo número de empleado a los checadores donde tenga acceso.

Verificación final

• Confirma que el colaborador ya aparece en el listado de activos con el nuevo número.
• Verifica que en Kaelia se sigan visualizando las entradas y salidas que el colaborador realiza en el reloj checador.

Preguntas frecuentes

¿Kaelia elimina la información del colaborador cuando uso “Borrar”?

No. En este flujo, Borrar funciona como inactivar: el colaborador se envía a “borrados” (personal inactivo) y puede reactivarse.

¿Por qué es necesario inactivar y reactivar para cambiar el número?

Porque si el cambio no se hace con este procedimiento, Kaelia puede no mostrar correctamente las entradas y salidas que el colaborador realice en el reloj checador.

¿Qué pasa con la foto del checador?

Al borrar/inactivar, la foto del checador con el número anterior se elimina. Tras actualizar el ID único y guardar, Kaelia enviará de nuevo la foto y el nuevo número de empleado a los checadores donde tenga acceso.