Importar nuevos ingresos (usuarios) de forma masiva desde Excel en Kaelia (y evitar errores comunes)
Objetivo
Este artículo explica cómo dar de alta nuevos ingresos (usuarios/colaboradores) en Kaelia mediante una importación masiva desde Excel, y cómo prevenir los errores más comunes durante la carga.
> ⚠️ Importante: Este proceso es para altas/actualizaciones de usuarios (Personal). No está relacionado con terminales biométricas (relojes checadores físicos) ni con la configuración de dispositivos móviles para checada.
Requisitos previos
- Acceso al módulo de Administración de Personal en Kaelia.
- Un archivo Excel basado en la plantilla de importación descargada desde Kaelia.
Antes de iniciar (recomendaciones)
- Usa siempre la plantilla descargada desde Kaelia (evita copiar y pegar desde plantillas antiguas).
- Si un dato no aplica o no lo tienes, puedes dejar el campo en blanco y completarlo más adelante con otra importación.
> 💡 Tip: La importación masiva también sirve para actualizar información posteriormente (por ejemplo: turno, departamento u otros campos), siempre que incluyas el identificador del colaborador en la plantilla.
Paso a paso: importar nuevos ingresos desde Excel
1) Abrir el módulo de Personal
- Desde el inicio de Kaelia, entra al módulo de Personal (Administración de Personal).
2) Entrar a Importación
- En la pantalla de Personal, selecciona la opción de Importación.
3) Descargar la plantilla
- Dentro de Importación, descarga la plantilla de Excel desde el enlace disponible (por ejemplo: “Aquí”).
4) Llenar la plantilla correctamente
- Abre la plantilla descargada.
- Captura los datos de los nuevos ingresos. Asegúrate que los datos estén escritos en el formato correcto.
- Si no cuentas con algún dato, deja esa celda en blanco.
5) Guardar y cerrar el archivo
- Guarda cambios en el Excel.
- Cierra el archivo antes de cargarlo en Kaelia.
> ⚠️ Importante: Si el Excel está abierto, puede fallar la carga o el adjunto del archivo.
6) Adjuntar el archivo e importar
- Regresa a la pantalla de Importación en Kaelia.
- Adjunta el archivo con el botón de selección de archivo (por ejemplo, Elegir).
- Ejecuta la carga con el botón Importar.
7) Validar resultados
- Al finalizar, revisa el listado en Personal para confirmar que los usuarios aparecen cargados.
- Si tu operación maneja altas mensuales (por ejemplo, “Altas Enero 2026”), valida que el total de registros importados coincida con tu lista.
Campos y reglas clave de la plantilla
Identificador del colaborador (para actualizaciones)
La plantilla utiliza el número de empleado (LinkID) como identificador para reconocer a un colaborador al momento de actualizar información.
- Si tu objetivo es actualizar datos de colaboradores existentes, incluye el LinkID y únicamente las columnas que deseas modificar.
- Si tu objetivo es altas de nuevos ingresos, llena los campos requeridos por tu plantilla y operación interna (según lo que Kaelia te solicite en esa plantilla).
Campos vacíos
- Los campos en blanco se pueden completar posteriormente con otra importación masiva.
Errores comunes y cómo resolverlos
No se puede adjuntar o importar el Excel
- Causa frecuente: el archivo está abierto.
- Solución: guarda y cierra el Excel, vuelve a adjuntarlo y ejecuta Importar.
El usuario no se actualiza al cargar cambios
- Causa frecuente: falta el LinkID o no coincide con el registrado.
- Solución: valida el número de empleado (LinkID) y vuelve a importar solo las columnas que necesitas actualizar.
Preguntas frecuentes
1) ¿Puedo usar esta importación para actualizar datos sin volver a cargar toda la información?
Sí. Incluye el LinkID y únicamente las columnas que necesitas cambiar.
2) ¿Qué pasa si dejo campos vacíos en la plantilla?
Puedes dejarlos vacíos y completarlos más adelante con otra importación masiva.
3) ¿Este proceso afecta dispositivos o terminales biométricas (relojes checadores)?
No. Esta guía es únicamente para altas/actualizaciones de usuarios en Personal. La configuración de terminales biométricas (hardware) y de dispositivos móviles (checada móvil) se gestiona en artículos y módulos distintos.
Related Articles
Importar incidencias de forma masiva desde Excel
Con esta función puedes cargar incidencias (y también días de vacaciones) de varios colaboradores en una sola importación desde Excel, en lugar de capturarlas día por día. Antes de empezar Asegúrate de contar con acceso al módulo de asistencias. Ten ...Inactivar (dar de baja) colaboradores de forma masiva por importación en Kaelia
Inactivar (dar de baja) colaboradores de forma masiva por importación en Kaelia Esta guía te ayuda a inactivar (dar de baja) a varios colaboradores en un solo proceso usando una importación desde Excel. El objetivo es evitar bajas manuales una por ...Cómo importar checadas en masa en Kaelia con la plantilla de Excel
Cómo importar checadas en masa en Kaelia con la plantilla de Excel En este artículo aprenderás a cargar checadas (entradas y salidas) de varios colaboradores de forma masiva en Kaelia usando una plantilla de Excel. Al final, sabrás cómo validar que ...Cómo validar fotos (frontal, izquierda y derecha) antes de una carga masiva en Kaelia con el Excel “COMPARAR FOTOS MASIVAS.xlsm”
Este artículo explica cómo validar, de forma visual y más rápida, que cada colaborador tenga sus 3 fotografías correctas (frontal, izquierda y derecha) antes de realizar una carga masiva en Kaelia. Para ello usarás el Excel con macros COMPARAR FOTOS ...Cómo importar fotos de colaboradores de forma masiva en Kaelia
En Kaelia puedes importar fotografías de forma masiva para ahorrar tiempo al asignarlas a cada colaborador. Esto es fundamental para que puedan registrar asistencia desde dispositivos biométricos y el checador virtual. Antes de empezar Requisitos de ...